Contrato de encargo de datos

Este contrato regula cómo HelloBarberos trata, por cuenta de tu barbería, los datos personales de tus clientes y de tu personal. Forma parte de los Términos del servicio. Al aceptarlo, el Negocio y HelloBarberos quedan obligados por lo que dice aquí.

1. Partes y roles

• El Negocio (la barbería que usa el servicio) es el responsable: decide para qué y cómo se usan los datos de sus clientes y de su personal.
• HelloBarberos (Marlon Samuel González Flores, NIT 101771932, Chiquimulilla, Santa Rosa, Guatemala) es el encargado: los trata únicamente para prestar el servicio al Negocio.

Para los datos de la cuenta del propio Negocio y para la cuenta personal de un cliente en la aplicación (inicio de sesión, verificación de teléfono), HelloBarberos actúa como responsable, según el Aviso de privacidad.

2. Qué datos se tratan y de quiénes

• Clientes del Negocio: nombre, teléfono, correo, fecha de nacimiento y foto (si los da), historial de citas, preferencias de aviso, pertenencia a planes del club y los mensajes que escribe por WhatsApp para gestionar su cita.
• Resumen por cliente: visitas, gasto, inasistencias y cancelaciones, calculados desde las citas para que el Negocio vea quiénes son sus clientes fieles, en riesgo o poco confiables.
• Personal del Negocio: nombre, apodo, correo, teléfono, horario y fotos que el Negocio suba; el porcentaje de comisión que el Negocio configura y los ingresos y ganancias que se calculan con él a partir de las citas completadas y de las atenciones sin cita.
• Atenciones sin cita: servicio, monto, barbero y fecha, sin datos del cliente.

No se deben cargar datos sensibles. Los datos se tratan mientras el Negocio use el servicio.

3. Instrucciones

HelloBarberos trata los datos solo para: guardar y mostrar las citas y la agenda; verificar teléfonos; enviar confirmaciones, recordatorios y avisos de las citas; calcular el resumen por cliente y los segmentos con las reglas que el Negocio configura; calcular los ingresos y las comisiones con los porcentajes que el Negocio configura; y atender las solicitudes de soporte del Negocio. Usar el panel y la configuración del servicio constituye la instrucción del Negocio. No usamos los datos para otros fines ni los vendemos o alquilamos.

4. Obligaciones del Negocio

• Contar con el derecho de guardar y usar esos datos, y de contactar a sus clientes sobre sus citas.
• Atender a sus clientes cuando pidan acceso, corrección o eliminación de sus datos. HelloBarberos lo apoya técnicamente (ver sección 8).
• Usar los segmentos y estadísticas de forma justa: son una ayuda, no una calificación oficial de la persona.
• Dar acceso al panel solo a personas autorizadas y retirarlo cuando dejen de serlo.

5. Seguridad

HelloBarberos aplica medidas razonables para proteger los datos, entre ellas:

• Cada barbería ve únicamente su propia información; el aislamiento se verifica en el servidor, no en la pantalla.
• Acceso por roles (dueño, barbero, cliente) y autenticación gestionada por un servicio especializado del proveedor de infraestructura.
• Comunicación cifrada (HTTPS) y cifrado en reposo en los servicios de almacenamiento del proveedor.
• Registros de actividad para detectar abusos y registro de la aceptación de estos documentos.

El personal de HelloBarberos accede a los datos solo cuando es necesario para dar soporte u operar el servicio y está obligado a guardar confidencialidad.

6. Subencargados y ubicación de los datos

Para prestar el servicio usamos estos proveedores, que tratan datos por nuestra cuenta:

• Amazon Web Services (AWS): alojamiento, base de datos, archivos, correo electrónico y el modelo de inteligencia artificial del asistente de WhatsApp. Los datos se alojan en centros de datos de AWS en Estados Unidos.
• Meta (WhatsApp Business Platform) y Twilio: envío y recepción de mensajes de WhatsApp.
• Proveedor de reenvío de correo de soporte: recibe y reenvía a HelloBarberos los correos que el Negocio o sus clientes escriban a soporte@hello-barberos.com.
• Servicios de notificaciones de los navegadores y sistemas (por ejemplo Apple, Google o Mozilla): entrega de notificaciones push.

Al aceptar este contrato, el Negocio autoriza esos subencargados y la transferencia de los datos a Estados Unidos. Si agregamos o cambiamos un subencargado de forma relevante, lo avisaremos dentro de la aplicación con anticipación, y el Negocio podrá terminar el servicio si no está de acuerdo.

7. Incidentes de seguridad

Si detectamos un acceso no autorizado o una pérdida de datos del Negocio, se lo notificaremos sin demora injustificada, indicando lo que sepamos y las medidas tomadas, para que pueda cumplir sus propias obligaciones con sus clientes.

8. Derechos de las personas

Las personas cuyos datos se tratan pueden pedir acceso, corrección o eliminación. Si la solicitud llega a HelloBarberos y se refiere a datos de un cliente del Negocio, se la trasladamos al Negocio o, si el Negocio nos lo pide, la atendemos nosotros. HelloBarberos ofrece al Negocio las herramientas del panel para consultar y corregir los datos y, a petición, para exportarlos o eliminarlos.

9. Conservación, devolución y eliminación

• Los datos se conservan mientras el Negocio use el servicio.
• Las conversaciones de WhatsApp con el asistente se archivan por 90 días y luego se eliminan.
• Existen respaldos automáticos continuos del proveedor: lo que se elimina puede permanecer en ellos hasta 35 días y solo se usan para recuperar el servicio ante una falla.
• Al terminar el servicio, a solicitud del Negocio, entregamos o eliminamos sus datos, salvo lo que la ley nos obligue a conservar y los registros de aceptación de estos documentos.

10. Información y colaboración

A solicitud razonable del Negocio, HelloBarberos le dará la información necesaria para comprobar que cumple este contrato y colaborará con las consultas que el Negocio reciba de autoridades o de las personas titulares.

11. Duración y ley aplicable

Este contrato dura mientras el Negocio use el servicio y se mantiene, en lo que corresponda, hasta que se eliminen o devuelvan los datos. Se rige por las leyes de Guatemala y sus controversias se resolverán en los tribunales de Guatemala. Cualquier cambio se publicará según lo que dicen los Términos del servicio sobre cambios.